プライバシーポリシー

オリオンシステムズ（以下「当社」）は、当社が提供するサービス「CareLink」および「CareTransport」（以下「本サービス」）の運営にあたり、利用者の個人情報の保護を重要な責務と捉え、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）をはじめとする関連法令を遵守し、以下のプライバシーポリシーに従って個人情報を適切に取り扱います。

第1条（取得する個人情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の個人情報を取得することがあります。

1. 氏名、メールアドレス、電話番号、所属法人名・部署名
2. 本サービスへのログイン情報（ID・パスワードのハッシュ）
3. 本サービスの利用に際して入力されたケア記録・利用者情報等の業務データ
4. アクセスログ、IPアドレス、ブラウザ情報、クッキー情報
5. お問い合わせ内容

第2条（利用目的）

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

1. 本サービスの提供・運営・維持・改善
2. 利用者への技術的サポート・お問い合わせ対応
3. 利用料金の請求・決済処理
4. 本サービスに関する重要なお知らせの送付
5. 不正アクセス・不正利用の検知・防止
6. 統計データの作成（個人を特定しない形式に加工した上で使用）
7. 法令上の義務の履行

第3条（第三者提供）

1. 当社は、以下の場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供しません。
   • 利用者本人の同意がある場合
   • 法令に基づく場合
   • 人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合
   • 公衆衛生の向上・児童の健全育成のために必要な場合
   • 国・地方公共団体の法令所定事務に協力する場合
2. 当社は、本サービスの運営に必要な業務を外部委託する場合、委託先に対して適切な個人情報保護を義務付けます。

第4条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏洩・滅失・毀損を防止するため、以下の安全管理措置を実施します。

• 通信の暗号化（TLS 1.2以上）
• パスワードのハッシュ化保存（bcrypt）
• 機微情報（介護保険番号・住所・電話番号等）の AES-256 暗号化保存
• アクセスログ・監査ログ（ハッシュチェーン整合性検証）の記録・監視
• ロールベースアクセス制御（RBAC）によるアクセス権限の最小化
• マジックリンク方式による家族向け認証（パスワード保管不要）
• 定期的なセキュリティ評価と脆弱性対応
• 従業員への個人情報保護教育の実施

第5条（クッキー（Cookie）の利用）

1. 当社は、本サービスの利便性向上のためクッキーを使用することがあります。
2. クッキーはブラウザの設定により拒否することが可能ですが、その場合、本サービスの一部機能が使用できなくなることがあります。
3. 当社は、Google Analytics等の第三者アクセス解析ツールを利用することがあります。これらのツールにおけるデータ収集については、各ツールプロバイダーのプライバシーポリシーが適用されます。

第6条（保有個人データに関する権利）

利用者は、当社が保有する自己の個人情報について、以下の権利を有します。

• 開示の請求
• 訂正・追加・削除の請求
• 利用停止・消去の請求
• 第三者提供の停止の請求

上記の請求は、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。本人確認を実施の上、法令の定める期間内に対応いたします。

第7条（保存期間および自動削除）

1. 基本方針
   当社は、利用目的に必要な期間に限り個人情報を保存し、不要となった個人情報は遅滞なく消去するよう努めます（個人情報保護法 第22条 努力義務）。
2. 介護サービス利用者の記録（CareLink）
   介護保険法および関連省令により、サービス提供記録・連絡簿・バイタル記録・服薬記録・事故報告等の介護記録は、サービスを完結した日（退所日）から 5 年間 保存することが義務付けられています。当社は当該保存義務期間を遵守し、退所後 5 年間は介護記録を保持します。
3. 退所後の自動削除（B 案：完全論理削除）
   利用者が退所し、施設が設定する保持期間（既定 5 年・施設の判断で 1〜30 年の範囲で変更可能）を経過した場合、当社のシステムは毎日 03:00（日本時間）に自動的に対象利用者の個人情報および関連データ（連絡簿・写真・メッセージ・バイタル記録・服薬記録・事故報告等の関連 30 種以上のテーブル）を一括して論理削除します。論理削除後は、施設管理者を含む一切の利用者画面から該当データは閲覧できなくなります。
4. 監査ログの取扱い
   削除実行の事実は監査ログに「PURGE」エントリとして記録され、削除実行日時・対象利用者 ID・実行者を改ざん検知可能なハッシュチェーン形式で残します。監査ログ自体は別途定める保存期間に従って保持されます。
5. 運送サービス記録（CareTransport）
   予約・運行記録・請求情報は、道路運送法および関連法令の保存義務期間を遵守の上、法定期間経過後に削除または匿名化します。
6. 契約終了時の取扱い
   事業者と当社との本サービス利用契約が終了した場合、契約に定める移行期間経過後、契約終了時点で保有する全データを削除します。ただし、法令上の保存義務がある情報については、当該義務期間中は保存を継続します。
7. 施設による削除請求
   施設管理者は、当社システムの「個人情報自動削除」管理画面から、保持期間経過後の対象者一覧を確認の上、自動実行を待たずに即時の論理削除を実行することができます。

第8条（プライバシーポリシーの変更）

当社は、法令の改正や業務内容の変更に伴い、本ポリシーを変更することがあります。変更後のポリシーは当社ウェブサイトへの掲載をもって効力を生じます。重要な変更がある場合は、本サービス内または登録メールアドレスへの通知によりお知らせします。

第9条（お問い合わせ窓口）

個人情報の取扱いに関するご相談・ご質問は、以下の窓口までお問い合わせください。